TOÀN QUỐC Hướng dẫn cách thức sử dụng thẻ kho trong kinh doanh

[hanhnguyenehe]

Trong quản lý kho và logictics, việc sử dụng thẻ kho là một phần quan trọng trong việc theo dõi và quản lý hàng hóa. Thẻ kho giúp cho việc tổ chức và tìm **** hàng hóa trở nên dễ dàng hơn, đồng thời cung cấp thông tin chính xác về vị trí, số lượng và tình trạng của hàng hóa trong kho. Trong bài viết này, chúng ta sẽ hướng dẫn cách sử dụng thẻ kho một cách hiệu quả trong kinh doanh, từ việc tạo ra thẻ kho đến cách thức áp dụng và quản lý trong quá trình vận hành hàng hóa.

Thẻ kho được dùng để làm gì?​

Thẻ kho (hay còn được gọi là Sổ kho) là giấy tờ được lập bởi quản lý kho và kế toán. Thẻ kho được dùng để quản lý số lượng hàng hóa, nguyên vật liệu sản xuất, thiết bị, dụng cụ được nhập vào, xuất ra hoặc lưu trữ trong kho.
Ngoài ra, đây là căn cứ xác định số lượng tồn kho dự trữ vật liệu, dụng cụ, hàng hóa,... và xác định trách nhiệm vật chất đối với chủ kho. Việc ghi chép thẻ kho sẽ đươc thực hiện vào cuối ngày.
Căn cứ theo pháp luật hiện hành, không yêu cầu bắt buộc đối với việc lập thẻ kho đối với các doanh nghiệp, cơ sở sản xuất,... Tuy nhiên, việc lập thẻ kho giúp việc quản lý hoạt động sản xuất kinh doanh dễ dàng hơn và tránh thất thoát sản phẩm hàng hóa,...

Hướng dẫn chi tiết cách sử dụng thẻ kho hiệu quả​

Các loại giấy tờ mang tính thủ tục dùng để xác minh một sự vật, sự việc nào đó, bao giờ cũng đòi hỏi phải có sự đầy đủ về mặt thông tin dữ liệu, bên cạnh đó là người làm chứng xác thực. Thẻ kho được sử dụng trong kho cũng không phải ngoại lệ. Để biết cách sử dụng hiệu quả, trước tiên bạn cần phải có được một bảng mẫu thật hoàn chỉnh. Dưới đây GoSELL cung cấp là 4 phần nội dung cần có trong một thẻ kho.

Phần 1: Phần giới thiệu đầu đề​

Ở phần này sẽ thể hiện rõ đơn vị địa chỉ của bạn, bên cạnh đó là một vài thông số cơ bản về thông tư ban hành.

Phần 2: Phần thông tin thẻ kho​

Phần này sẽ bao gồm các thông tin cơ bản như:

• Số thẻ, người đại diện lập thẻ, ngày lập thẻ.
• Thông tin hàng hóa bao gồm: Tên sản phẩm, mã sản phẩm (nếu có), thương hiệu.
• Đơn vị tính, v.v. Và các thông tin liên quan đến sản phẩm (tùy form tiêu chuẩn của từng công ty).

Phần 3: Phần bảng biểu số liệu​

Phần này thể hiện khá đầy đủ và chi tiết về nội dung xuất nhập. Bảng thông tin thẻ kho về sự biến động của hàng hóa sẽ được thiết lập thành các hàng và cột như hình tương ứng. Nội dung càng chi tiết kết quả cuối cùng sẽ càng hiệu quả và chính xác.

• Cột A: Đánh số thứ tự của từng hoạt động truy xuất diễn ra trong ngày.
• Cột B: Ngày tháng ghi nhận thông tin thẻ kho.
• Cột C, D: Chứng từ số hiệu nhập và xuất.
• Cột E: Phần đánh chữ của kế toán để giải thích thêm về những thông tin phát sinh trong quá trình nhập xuất.
• Cột F: Là ngày hàng nhập và ngày hàng xuất thực tế.
• Cột 1: Số lượng nhập kho.
• Cột 2: Số lượng xuất kho.
• Cột 3: Số lượng tồn kho sau khi lấy cột 1 trừ cho cột. Các cột đánh số thứ tư 1,2,3 sẽ là thông tin được cập nhật tổng hợp vào cuối ngày.
• Cột G: Là phần ký xác nhận của kế toán. Sau khi đối soát nếu thấy toàn bộ thông tin hợp lệ thì kế toán sẽ ký xác nhận ngay tại mục này.

Phần 4: Thông tin xác nhận​

Để xác thực tính đúng đắn của thông tin được kê khai trong thẻ kho, phần ký xác nhận này sẽ tạo nên giá trị thẻ kho để có thể sử dụng và lưu vào tệp hồ sơ. Các bộ phận liên quan sẽ được yêu cầu ký và ghi rõ họ tên bao gồm: Người lập phiếu, thủ kho, kế toán trưởng, Ban giám đốc.
Như vậy sau khi thiết lập thành công thẻ kho. Việc cần làm của người kế toán là hãy theo dõi thật sát những hoạt động về nhập kho, xuất kho. Và ghi chép một cách minh bạch vào các cột tương ứng, từ đó sẽ tạo ra cho bạn một cách làm việc và quản lý kho hiệu quả hơn.

Tóm lại, việc sử dụng thẻ kho là một phần không thể thiếu trong quản lý kho và logictics của mọi doanh nghiệp. Bằng cách áp dụng cách thức sử dụng thẻ kho một cách chính xác và hiệu quả, doanh nghiệp có thể tăng cường hiệu suất vận hành và quản lý hàng hóa, từ đó đảm bảo sự linh hoạt và hiệu quả trong quá trình kinh doanh.