Hệ thống quản lý nhân sự là gì? 5 Chức năng nổi bật hệ thống HRMS

[Nguyễn Huỳnh Như]

Trong bối cảnh cạnh tranh ngày càng khốc liệt, việc quản lý nhân sự hiệu quả không chỉ giúp doanh nghiệp duy trì hoạt động trơn tru mà còn tạo ra lợi thế cạnh tranh vượt trội. Hệ thống quản lý nhân sự (Human Resource Management System - HRMS) chính là công cụ hỗ trợ đắc lực cho doanh nghiệp trong việc quản lý nguồn lực quan trọng này.

Thế nào là hệ thống quản lý nhân sự?​

Hệ thống quản lý nhân sự là một phần mềm hoặc nền tảng tích hợp các công cụ và quy trình quản lý liên quan đến nhân sự trong một tổ chức. Hệ thống HRMS giúp tự động hóa các tác vụ quản lý nhân sự như tuyển dụng, đào tạo, quản lý lương bổng, đánh giá hiệu suất, và quản lý phúc lợi.

Những tính năng nổi bật của hệ thống quản lý nhân sự​

Hệ thống quản lý nhân sự (HRMS) tích hợp nhiều tính năng nhằm hỗ trợ toàn diện các khía cạnh quản lý nhân sự trong doanh nghiệp. Dưới đây là phân tích chi tiết về các tính năng chính của HRMS:

Quản trị hồ sơ nhân viên​

• Lưu trữ thông tin cá nhân: Hệ thống giúp lưu trữ thông tin cá nhân của nhân viên như họ tên, ngày sinh, địa chỉ, số điện thoại, và email.
• Lịch sử công việc: HRMS ghi lại chi tiết về lịch sử công việc của nhân viên bao gồm các vị trí đã đảm nhiệm, thăng tiến, và các dự án đã tham gia.
• Kỹ năng và chứng chỉ: Quản lý thông tin về các kỹ năng chuyên môn, chứng chỉ đào tạo, và các khóa học đã hoàn thành.

Lợi Ích:

• Dễ dàng truy cập và cập nhật thông tin nhân viên.
• Hỗ trợ ra quyết định dựa trên dữ liệu chi tiết về nhân viên.

Theo dõi thời gian làm việc​

• Theo dõi giờ làm việc: Hệ thống quản lý nhân sự ghi nhận giờ làm việc hàng ngày của nhân viên, kể cả giờ làm thêm.
• Quản lý ngày nghỉ: Theo dõi số ngày nghỉ phép, nghỉ ốm và các loại nghỉ khác của nhân viên.
• Chấm công tự động: Sử dụng các công nghệ như thẻ từ, vân tay hoặc nhận diện khuôn mặt để chấm công tự động.
• Giảm thiểu gian lận và sai sót trong việc chấm công.
• Tiết kiệm thời gian quản lý và cải thiện độ chính xác của dữ liệu chấm công.

Quản trị tuyển dụng​

• Đăng tin tuyển dụng: Tạo và quản lý các tin tuyển dụng trên nhiều kênh khác nhau.
• Sàng lọc hồ sơ: Tự động sàng lọc và phân loại hồ sơ ứng viên dựa trên các tiêu chí đã định sẵn.
• Lên lịch phỏng vấn: Tự động gửi lời mời phỏng vấn và lên lịch phỏng vấn với các ứng viên phù hợp.
• Quản lý quy trình tuyển dụng: Theo dõi toàn bộ quy trình tuyển dụng từ khâu nộp hồ sơ đến khâu nhận việc.

Lợi Ích:

• Tối ưu hóa quá trình tuyển dụng và nâng cao chất lượng ứng viên.
• Tiết kiệm thời gian và chi phí tuyển dụng.

Đào tạo và nâng cao năng lực​

• Quản lý khóa học đào tạo: Hệ thống quản lý nhân sự tạo và quản lý các khóa học đào tạo cho nhân viên.
• Theo dõi tiến độ đào tạo: Theo dõi quá trình tham gia và hoàn thành các khóa học của nhân viên.
• Đánh giá hiệu quả đào tạo: Đo lường và đánh giá hiệu quả của các chương trình đào tạo thông qua phản hồi và kết quả thực tế.

Lợi Ích:

• Giúp nâng cao kỹ năng và kiến thức cho nhân viên.
• Đảm bảo nhân viên luôn được cập nhật với những kỹ năng cần thiết cho công việc.

Đánh giá năng suất công việc​

• Thiết lập chỉ tiêu và mục tiêu: Xác định và quản lý các chỉ tiêu, mục tiêu công việc cho từng nhân viên.
• Theo dõi hiệu suất: Theo dõi và ghi nhận hiệu suất làm việc của nhân viên dựa trên các chỉ tiêu đã định.
• Đánh giá và phản hồi: Cung cấp công cụ để đánh giá, phản hồi và thảo luận về hiệu suất làm việc của nhân viên.

Lợi Ích:

• Cải thiện năng suất làm việc thông qua việc theo dõi và đánh giá thường xuyên.
• Tạo ra môi trường làm việc công bằng và minh bạch.

Trong thời đại công nghệ số, hệ thống quản lý nhân sự là một công cụ không thể thiếu đối với các doanh nghiệp hiện đại. Không chỉ giúp tối ưu hóa quy trình quản lý nhân sự, HRMS còn mang lại nhiều lợi ích thiết thực, giúp doanh nghiệp nâng cao hiệu quả hoạt động và tạo ra lợi thế cạnh tranh trên thị trường. Đầu tư vào HRMS chính là đầu tư vào tương lai bền vững và phát triển của doanh nghiệp.